Algemene voorwaarden – Zalencentrum Het Valkenhof Midden Drenthe

Algemene Voorwaarden Zalencentrum Het Valkenhof
Maart 2024
Zalencentrum Het Valkenhof KvK 70285098

Artikel 1. Algemeen

Op alle door zalencentrum Het Valkenhof, hierna te noemen Het Valkenhof, uitgebrachte offertes en aangegane overeenkomsten van huur en verhuur van zalen, verrichten van diensten en/of werkzaamheden en op alle rechtsbetrekkingen tussen Het Valkenhof en haar gasten (=klanten) zijn uitsluitend deze algemene voorwaarden van toepassing. Afwijkingen daarvan moeten uitdrukkelijk schriftelijk worden overeengekomen.
Deze voorwaarden zijn ook van toepassing op datgene wat tijdens de uitvoering van de overeenkomst bovenop eerdere afspraken door Het Valkenhof wordt verricht en/of geleverd.
Bij het aangaan van een overeenkomst geeft de gast te kennen akkoord te gaan met deze Algemene Voorwaarden. Op alle volgende overeenkomsten tussen dezelfde partijen wordt de laatst geldende versie van deze Algemene Voorwaarden van toepassing geacht.
Voorwaarden van de gast en van derden zijn van toepassing uitgesloten, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk door Het Valkenhof anders is aangegeven.

Artikel 2. Offertes en opties

Het Valkenhof kan geheel vrijblijvend aan de gast een optie op de faciliteiten van Het Valkenhof verlenen. Zij doet vervolgens een aanbieding/offerte met vermelding van de geldigheidsduur van deze optie. De maximale geldigheidsduur van een optie bedraagt 30 dagen, tenzij schriftelijk anders is aangegeven. Indien de gast niet binnen het verstrijken van de geldigheidsduur aan Het Valkenhof kenbaar maakt gebruik te willen maken van de faciliteiten van Het Valkenhof, dan is het aanbod conform de aanbieding/offerte van Het Valkenhof vervallen.
Aanbiedingen zijn steeds vrijblijvend. Afbeeldingen, tekeningen, beschrijvingen, opgaven en overige informatie in de offertes, de orderbevestigingen, op de website, in folders e.d. van Het Valkenhof dienen ter globale aanduiding van de door Het Valkenhof te verhuren ruimte(n), te verrichten diensten en werkzaamheden en/of te leveren zaken, en zijn voor details nooit bindend.
Bij samengestelde prijsopgave bestaat er voor Het Valkenhof geen verplichting tot uitvoering van een gedeelte van hetgeen is overeengekomen tegen een overeenkomstig gedeelte van de voor het geheel opgegeven prijs.
Opdrachten tot verzorging van bijeenkomsten worden, indien de prijs afhankelijk is gesteld van het aantal deelnemers en dit aantal bij de opdracht voorlopig is opgegeven, aanvaard onder de voorwaarde, dat minimaal 10 werkdagen voor het plaatsvinden van het evenement, het juiste aantal deelnemers door de gast aan Het Valkenhof is medegedeeld.

Artikel 3. Reservering en overeenkomst

Reservering geschiedt telefonisch, per email of andere communicatiewijze of persoonlijk via Het Valkenhof.
Een reservering door de gast geldt als een aanvraag tot overeenkomst.
Het Valkenhof kan te allen tijde om welke reden dan ook het sluiten van een overeenkomst weigeren.
De overeenkomst gaat pas in na schriftelijke (of telefonische) bevestiging van de reservering door Het Valkenhof. Het Valkenhof kan van de gast een schriftelijk bevestiging verlangen binnen de daarvoor geldende termijn, zijnde de termijn genoemd in de aanbieding of offerte als omschreven in artikel 2 lid 1 van deze Algemene Voorwaarden.

Artikel 4. Prijzen

Door Het Valkenhof afzonderlijk opgegeven prijzen van zaalhuur, zijn voorlopig en inclusief eventuele vergoedingen voor gas, water, elektra (230V), schoonmaak etc. De definitieve prijs of prijzen worden bepaald ten tijde van de te verrichten prestatie(s).
Prijzen voor het verzorgen van (al dan niet complete) catering worden berekend aan de hand van het aantal door de gast opgegeven personen. Hiervoor gelden de in artikel 5 neergelegde betalingscondities. Indien bij de opdracht geen voorbehoud voor het aantal deelnemers is gemaakt, wordt meerverbruik achteraf op nacalculatiebasis aan de gast in rekening gebracht. Indien de gast niet voldoet aan de verplichting tot opgave van het aantal deelnemers (artikel 2 lid 4) is Het Valkenhof gerechtigd de prijs minimaal naar het voorlopig opgegeven aantal deelnemers te berekenen.
Het Valkenhof is gerechtigd om prijsstijgingen, die zich voordoen nadat de overeenkomst tot stand is gekomen, aan de gast in rekening te brengen, waarbij wordt uitgegaan van het CBS prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie, dan wel enig daarvoor in de plaats komend indexcijfer.
Het Valkenhof behoudt zich het recht voor meerwerk of geleverde diensten, faciliteiten of accommodaties, die niet zijn opgenomen in de overeenkomst, in rekening te brengen bij de gast.

Artikel 5. Betalingscondities

Alle in offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en/of facturen vermelde bedragen zijn in beginsel inclusief BTW, maar exclusief andere van rechtswege geldende toeslagen, tenzij anders is vermeld.
De gast is de in de overeenkomst bepaalde prijs verschuldigd dan wel, voor zover de overeenkomst werd gesloten meer dan 3 maanden voor het tijdstip waarop de als gevolg van die overeenkomst te verrichten diensten verleend moeten worden, de prijzen welke gelden op het moment dat de dienst(en) moet(en) wordt(den) verleend. Wijzigingen in het BTW-tarief worden te allen tijde aan de gast doorberekend.
Het Valkenhof behoudt zich het recht voor een aanbetaling, tussentijdse betaling of borgsom te verlangen van de gast.
Betalingsconditie binnen 14 dagen na factuurdatum, zonder recht op korting, schuldverkrijging of opschorting.
Indien en voor zover tijdige betaling achterwege blijft is de gast in gebreke zonder dat ingebrekestelling is vereist.
Ontbinding of vernietiging van een overeenkomst of annulering schort de betalingsverplichting voor de gast niet op.
Lopende klachtafhandeling, op handen zijnde annulering, aanvraag tot of toegewezen reclamering schorten de betalingsverplichting voor gast niet op.
Het is de gast niet toegestaan bedragen te verrekenen bij het doen van betalingen.
Indien de gast in gebreke is, dient hij aan Het Valkenhof alle op de inning vallende kosten te vergoeden, gerechtelijke zowel als buitengerechtelijke. De buitengerechtelijke inningskosten worden gesteld op minimaal 15% van de verschuldigde hoofdsom met een minimum van € 200,00, alles te vermeerderen met de daarover verschuldigde BTW.
Wanneer betaling van een toegezonden factuur niet heeft plaatsgevonden binnen 30 dagen na factuurdatum is Het Valkenhof gerechtigd de wettelijke rente plus 2% door te berekenen – gerekend vanaf de factuurdatum – over het totale bedrag van de factuur.
Iedere betaling zal, ongeacht enige door de gast bij die betaling geplaatste aantekening dan wel gemaakte opmerking, worden geacht te strekken in mindering op de schuld van de gast aan Het Valkenhof in de volgorde: 1. kosten van de executie; 2. gerechtelijke en buitengerechtelijke inningskosten; 3. schade; 4. hoofdsom.
Betaling geschiedt in euro’s.

Artikel 6. Gebruik van het gehuurde

Aangenomen wordt dat het gehuurde en de daarbij eventueel gehuurde apparatuur door de gast in goede staat van onderhoud is aanvaard, zonder zichtbare gebreken is en goed functioneert, behoudens voor zover de gast binnen 1 uur na aanvang van de huur aan Het Valkenhof melding doet van door hem geconstateerde gebreken.
De gast is gehouden het gehuurde slechts te gebruiken voor dat doel waarvoor de overeenkomst met Het Valkenhof is aangegaan en welk doel daarbij aan Het Valkenhof is meegedeeld.
De gast is gehouden het gehuurde slechts te gebruiken binnen de overeengekomen tijden. Eventuele op- of afbouw van apparatuur of materialen dient binnen de gehuurde tijden plaats te vinden.
De gast staat richting Het Valkenhof in voor alle personen die zich op uitnodiging van de gast of anderszins wegens enige relatie met de gast in of in de nabijheid van de door Het Valkenhof aan de gast verhuurde (gedeelte van) onroerende zaken bevinden. De gast is richting Het Valkenhof aansprakelijk voor alle door deze personen veroorzaakte schade, uit welke hoofde ook en hoe ook ontstaan, zulks onverminderd de aanspraken welke Het Valkenhof jegens die personen heeft.
De gast dient zich te houden aan de huisregels en ordemaatregelen van Het Valkenhof. De gast dient de aanwijzingen van de medewerkers van Het Valkenhof direct op te volgen.
De gast is verplicht zich te houden aan de door de brandweer en/of de vertegenwoordigers van Het Valkenhof gegeven aanwijzingen in verband met (brand) veiligheid in het gehuurde. Het is in het kader hiervan ook niet toegestaan vuurwerk, sterretjes en/of waxinelichtjes te ontsteken, zonder uitdrukkelijke toestemming van de medewerkers van Het Valkenhof.
In de gebouwen van Het Valkenhof is roken niet toegestaan.
De gast mag alleen eigen en/of door hem gehuurde apparatuur in het gehuurde gebruiken, indien hiervoor door Het Valkenhof uitdrukkelijke toestemming is verleend. De bedoelde apparatuur mag nooit aan de apparatuur van Het Valkenhof worden aangesloten – met uitzondering van aansluitingen op het lichtnet – tenzij hiervoor door Het Valkenhof uitdrukkelijke toestemming is verleend en aansluiting door een medewerker van Het Valkenhof wordt verzorgd. Een uitzondering geldt voor het gebruik van de eigen laptop voor onder andere het houden van presentaties.
Het is de gast, onverminderd de overige bestaande wetten en verordeningen, niet toegestaan consumptieartikelen, dranken e.d. in het gehuurde van Het Valkenhof te verstrekken, te verkopen of te doen verkopen. Consumpties e.d. dienen te worden betrokken via de catering van Het Valkenhof.
Het gebruik van het gehuurde zal in overeenstemming zijn met de visie en het huishoudelijk reglement van Het Valkenhof betreffende zaalverhuur. Het gebruik van het gehuurde zal daarom voor Het Valkenhof geen (dreigende) risico’s hebben voor o.a. de openbare orde, veiligheid, de naam, reputatie en imago van Het Valkenhof.
Het maken van reclame, het aanbrengen van opschriften, mededelingen en dergelijke en/of versieringen in of aan het gebouw of op het terrein van Het Valkenhof is niet toegestaan zonder toestemming van Het Valkenhof. Indien deze toestemming is verstrekt, is het altijd op voorwaarde dat e.e.a. na afloop van de huurperiode dient te worden verwijderd.
De gast is verplicht in zijn of namens hem uitgebrachte reclame en aankondigingen over zijn in het gehuurde te organiseren evenement/bijeenkomst expliciet te vermelden dat hij de organisator is. Het is de gast daarbij niet toegestaan te (doen) vermelden of de indruk te wekken dat Het Valkenhof (mede) organisator is op straffe van verbeurte van een zonder rechterlijke tussenkomst door de gast aan Het Valkenhof verschuldigde direct opeisbare boete van tweemaal de overeengekomen huurprijs. Daarnaast is gast gehouden bij overtreding van het bovenstaande aan Het Valkenhof de (gevolg) schade te vergoeden die Het Valkenhof hierdoor lijdt. Van het bovenstaande kan uitsluitend met schriftelijke toestemming en onder door Het Valkenhof te stellen voorwaarden worden afgeweken.
Het Valkenhof draagt mede zorg voor het in gereedheid komen van de accommodatie.
Het Valkenhof en een ieder in dienst of opdracht van Het Valkenhof hebben te allen tijde toegang tot alle ruimten en faciliteiten die door Het Valkenhof worden verhuurd c.q. beheerd.
Het Valkenhof is verplicht ervoor te zorgen dat de gast gebruik kan maken van de faciliteiten en accommodaties vermeld in de overeenkomst gedurende de in de overeenkomst vermelde tijden. Gebruik van de faciliteiten of accommodaties buiten de overeengekomen tijden zullen door Het Valkenhof in rekening worden gebracht bij de gast.
De bovengenoemde verplichting voor Het Valkenhof geldt niet indien er sprake is van overmacht als bedoeld in artikel 11 van deze algemene voorwaarden- en/of indien er sprake is van annulering dan wel ontbinding van de overeenkomst.
Na het gebruik, maar binnen de overeengekomen huurperiode, dient de accommodatie door de gast te worden opgeleverd in staat waarin deze voor gebruik verkeerde.
Het Valkenhof behoudt zich het recht voor eventuele benodigde schoonmaakkosten, kosten voor herstelwerkzaamheden, evenals schade aan faciliteiten en accommodaties, veroorzaakt door de gast of door hem toegelaten personen, in rekening te brengen bij de gast. Bij het gebruik van confetti, rijst, e.d. zal € 100,00 extra in rekening worden gebracht.
Het Valkenhof kan van de gast verlangen voor het door hem in het gehuurde te organiseren evenement of bijeenkomst een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten voor eventuele schade aan het gehuurde, Het Valkenhof en/of de inventaris.
De gast is volledig aansprakelijk voor de afdracht van auteursrechtelijke en nabuurrechtelijke vergoedingen waaronder begrepen de verschuldigde afdrachten aan auteursrechtelijke organisaties zoals BUMA, SENA, STEMRA e.d. met betrekking tot het door de gast georganiseerde evenement. Dit geldt ongeacht of er sprake is van huur, uitkoop of barrage en ongeacht of er entreegelden worden geheven. De gast vrijwaart Het Valkenhof voor elke aanspraak van derden in of buiten rechten uit hoofde van auteursrechten en/of naburige rechten.

Artikel 7. Wijzigingen en overboekingen

Verzoek tot wijziging of overboeking door de gast dient schriftelijk en onder begeleiding van alle bescheiden met betrekking tot de overeenkomst te worden ingediend.
Wijziging van een overeenkomst of overboeking is slechts mogelijk indien omstandigheden dit toelaten.
Wijziging in het aantal personen en/of gekozen programma zijn slechts mogelijk tot 80% van de eerder overeengekomen reserveringswaarde, als bedoeld in artikel 8.
Het Valkenhof behoudt zich het recht voor kosten die voortvloeien uit wijziging of overboeking, uitgevoerd op verzoek van de gast, in rekening te brengen bij de gast.
Het Valkenhof is gerechtigd om een andere ruimte en/of faciliteit ter beschikking te stellen dan het gehuurde, behoudens indien dat als evident onbillijk en voor de gast als klaarblijkelijk i.e. bezwaarlijk moet worden beschouwd. De gast heeft in dat laatste geval het recht om met onmiddellijke ingang de overeenkomst waarop vermelde wens van Het Valkenhof betrekking heeft te beëindigen, onverminderd haar verplichtingen uit hoofde van andere overeenkomsten. De gast heeft, indien Het Valkenhof een ruimte toewijst waarvoor een lagere huurprijs geldt, recht op het bedrag van het verschil tussen het gehuurde en de toegewezen ruimte. Voor het overige zal Het Valkenhof nooit tot enige schadevergoeding gehouden zijn.

Artikel 8. Annulering

De gast is niet bevoegd een overeenkomst te annuleren, tenzij hij tegelijkertijd onherroepelijk aanbiedt de hierna bepaalde bedragen te betalen. Iedere annulering wordt geacht een dergelijk aanbod te omvatten. Een dergelijk aanbod wordt geacht te zijn aanvaard indien Het Valkenhof het aanbod niet onverwijld verwerpt.
2. Annulering door de gast dient schriftelijk, onder vermelding van datum en onder begeleiding van alle bescheiden met betrekking tot de overeenkomst te worden ingediend. Aan een mondelinge annulering kan de gast geen rechten ontlenen.
In geval van annulering van een overeenkomst blijven deze Voorwaarden onverminderd geldig.
In geval tot annulering wordt overgegaan na aanvang van de annuleringstermijn, of in geval van No-show, worden de kosten vermeld in de overeenkomst(en) en de omzetverwachting, inclusief de kosten voor personeel, apparatuur en overige gevolgkosten, hierna te noemen de reserveringswaarde, geheel of gedeeltelijk in rekening worden gebracht bij de gast.
Indien niet alle overeengekomen ruimten en/of faciliteiten en/of diensten worden geannuleerd zijn op de geannuleerde ruimten en/of faciliteiten en/of diensten onderstaande bepalingen pro rata van toepassing.
Bedragen die Het Valkenhof met het oog op de geannuleerde overeenkomst ten tijde van de annulering al aan derden verschuldigd is geworden, dienen door de gast te allen tijde volledig aan Het Valkenhof te worden vergoed, mits Het Valkenhof niet onredelijk gehandeld heeft door de betreffende verplichtingen aan te gaan. De betreffende bedragen strekken in mindering op de in de navolgende bepalingen bedoelde reserveringswaarde.
Indien in de overeenkomst geen annuleringstermijnen zijn opgenomen geldende volgende termijnen en vergoedingen:
Bij annulering meer dan 6 maanden voor het tijdstip waarop krachtens de overeenkomst de eerste dienst zal moeten worden verleend, nader te noemen: “de ingangsdatum”, is de gast niet gehouden enige vergoeding aan Het Valkenhof te betalen.
Bij annulering meer dan 3 maanden voor de ingangsdatum is de gast gehouden 25% van de reserveringswaarde aan Het Valkenhof te betalen.
Bij annulering meer dan 1 maand voor de ingangsdatum is de gast gehouden 50% van de reserveringswaarde aan Het Valkenhof te betalen.
Bij annulering meer dan 14 dagen voor de ingangsdatum is de gast gehouden 75% van de reserveringswaarde aan Het Valkenhof te betalen.
Bij annulering 7 dagen of minder voor de ingangsdatum is de gast gehouden 100% van de reserveringswaarde aan Het Valkenhof te betalen.

Artikel 9. Annuleringen door Het Valkenhof

Het Valkenhof is gerechtigd om wegens overmacht de overeenkomst te annuleren. Als overmacht zal gelden iedere voorziene of onvoorziene voorzienbare of onvoorzienbare omstandigheden die het uitvoeren van de overeenkomst door Het Valkenhof zodanig bemoeilijk dat het uitvoeren redelijkerwijs onmogelijk dan wel bezwaarlijk wordt. Onder zodanige omstandigheden worden mede verstaan zodanige omstandigheden bij personen en/of diensten en/of instellingen waarvan Het Valkenhof gebruik wenst te maken bij het uitvoeren van de overeenkomst alsmede alles wat voor voornoemde als overmacht of opschortende dan wel ontbindende voorwaarde geldt. Zo mogelijk biedt Het Valkenhof onder dezelfde voorwaarden aan de gast (een) vervangende ruimte aan voor de overeengekomen periode dan wel de overeengekomen ruimte(n) voor een andere periode.
In het geval bedoeld in lid 1 heeft de gast het recht het door Het Valkenhof geboden alternatief te weigeren. Een weigering dient schriftelijk en uiterlijk 1 week na aanbod aan Het Valkenhof kenbaar gemaakt te worden, bij gebreke waarvan het aanbod is aanvaard.
Het Valkenhof heeft te allen tijde het recht om deze overeenkomst te annuleren in geval van (dreigende) schending van haar huisregels of (dreigende) schending van haar beleid inzake zaalverhuur. In dit geval is zij aan gast geen kosten verschuldigd en eveneens niet schadeplichtig.

Artikel 10. Aansprakelijkheid

Het Valkenhof aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade van de gast of van personen die op uitnodiging van de gast of anderszins wegens enige relatie met de gast in of in de nabijheid van de door Het Valkenhof aan de gast verhuurde (gedeelten van) onroerende zaken bevinden, ten gevolge van diefstal, verlies of beschadiging van eigendommen tenzij deze schade het directe gevolg is van opzet of grove schuld van Het Valkenhof of personen waarvan zij zich bedient.
De gast verplicht zich jegens Het Valkenhof om zich goed te gedragen en zorgvuldig om te gaan met alle zaken welke haar door Het Valkenhof zijn verhuurd of anderszins ter beschikking zijn gesteld en deze na afloop van de overeenkomst in dezelfde staat waarin zij ze ontving, weer aan Het Valkenhof ter beschikking te stellen, behoudens verbruiksgoederen. De gast is aansprakelijk voor alle schade aan deze zaken, welke ontstaan is tijdens uitvoering van de overeenkomst of op enig ander moment waarop deze zaken aan de gast ter beschikking stonden.
De gast is ten volle aansprakelijk voor de veiligheid en gezondheid van haar deelnemers en/of gasten. De gast verplicht zich jegens Het Valkenhof zich te houden aan de regelgeving inzake de Arbowetgeving. Dit houdt onder meer in, dat de gast zich in geval van een calamiteit, gevolgd door ontruimingsalarm, heeft te gedragen naar de richtlijnen en aanwijzingen van de bedrijfshulpverlening van Het Valkenhof.

Artikel 11. Overmacht

Als overmacht voor Het Valkenhof, die maakt dat een eventuele daardoor veroorzaakte tekortkoming Het Valkenhof niet kan worden toegerekend, zal gelden iedere voorziene of onvoorziene, voorzienbare of onvoorzienbare omstandigheid die het uitvoeren van de overeenkomst door Het Valkenhof zodanig bemoeilijkt dat het uitvoeren van de overeenkomst onmogelijk dan wel bezwaarlijk wordt.
Onder zodanige omstandigheden worden mede verstaan zodanige omstandigheden bij personen en/of diensten en/of instellingen waarvan Het Valkenhof gebruik wenst te maken bij het uitvoeren van de overeenkomst, alsmede alles wat voor voornoemden als overmacht of opschortende dan wel ontbindende voorwaarde geldt, alsmede wanprestatie van voornoemden.
Indien één der partijen bij een overeenkomst niet in staat is om aan enige verplichting uit de overeenkomst te voldoen, is hij gehouden de andere partij hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen.

Artikel 12. Geschillen

Alle overeenkomsten tussen Het Valkenhof en de gast, alle offertes van Het Valkenhof en alle geschillen welke tussen partijen mochten ontstaan zijn uitsluitend aan Nederlands recht onderworpen en worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde gerechtelijke instantie te Dordrecht. Geschillen worden geacht te bestaan op het moment dat één van de partijen daarvan aan de andere partij schriftelijke mededeling doet.